Checklist Onderhandelen Zakelijk

Een cruciale fout tijdens onderhandelen is het onvoldoende luisteren naar elkaar. Dan worden informatie en kansen gemist. Luisteren wordt moeilijk in de volgende situaties:
  • Het is niet duidelijk waar het overgaat. De vonk springt niet over.
  • De sfeer is te emotioneel.
  • U snapt niet waarom dit detail nu net zo belangrijk is voor die ander. Ergernis of verveling komen op. Probeer u dan eens in de beweegredenen, motieven of belangen van die ander te verplaatsen.
  • U houdt van snel resultaat en direct reageren. Dat leidt tot overhaaste conclusies, missers en slecht onderbouwde resultaten.
Een goed luisteraar proeft de sfeer, denkt vooruit, anticipeert op de reacties en schat in wat beter wel of niet gezegd kan of moet worden. Op welke wijze communiceert die ander eigenlijk? Met woorden, gebaren, zijn wiebelende voeten? Door observeren is daar veel van te leren.
Alvorens aan de onderhandelingstafel te verschijnen is het handig om de volgende checklist af te lopen.
Bovenaan staan het doel of de doelen van de onderhandeling.
Zijn die helder, concreet en uitvoerbaar? Idem: wat zijn de doelen van de ander?
Kunnen of mogen deze doelen tijdens de onderhandelingen zelf nog bijgesteld worden?
Wat zijn de kaders, met andere woorden wat is de speelruimte, de marge, wat zal er minimaal binnengehaald moeten worden en hoe hoog zet je in?

Een belangrijke bouwsteen die niet op uw checklist mag ontbreken is de research. Meten is weten. Cijfers, figuren, posities en profielen kunnen waardevolle hulpmiddelen zijn. Zijn er bepaalde aannames of zekerheden die mogelijk niet kloppen en wat te doen als zij straks anders uitpakken dan verwacht?

Stippel van te voren een onderhandelingsstrategie uit. Deze bestaat uit het plan van aanpak en gekozen methode, het eventuele gebruik van het informele circuit om uw positie te verstevigen, methoden voor het pareren of uitbuiten van de te verwachten strategie van uw opponent en het regelen van time-outs waar die nodig zijn.

De regels tijdens de onderhandelingen vormen een geheel ander punt van aandacht. Welke regels en fatsoensnormen gelden aan de onderhandelingstafel? Met name bij andere culturen en in het buitenland hanteert men dikwijls heel andere wel of niet geschreven protocollen. Onvoldoende kennis daarvan zet u op verlies. En hoe lang (tijdslimiet) mogen de onderhandelingen eigenlijk duren?
Opereert u straks aanvallend of eerst afwachtend? Hoe te handelen in geval van onvoorziene omstandigheden?
Onderhandelingen leveren een positief of een negatief resultaat op. In beide gevallen zal dit resultaat naar buiten gebracht worden. Hoe, wanneer en waar doet u dat? Daar hangt veel van af.

Onderhandelen is een managementsspel dat gespeeld wordt om de knikkers. Dat kan zowel om een wederzijdse verdeling van die knikkers gaan als een win/verlies-situatie. In beide gevallen staat een evenwichtig, onderbouwd en bevredigend resultaat voorop. Lijkt dat voorlopig niet haalbaar dan kunt u beter eerst andere management-technieken inzetten.

Ken uzelf en de ander

Het al dan niet slagen van onderhandelingen hangt af van een goede voorbereiding, de wil tot onderhandelingen en de onderhandelingstechniek. Om welke belangen en bestaande verhoudingen gaat het eigenlijk? Verschillen de partijen fundamenteel qua inzichten of zijn er juist wederzijdse belangen die veel aangrijpingspunten en kansen bieden? Het is dan belangrijk om een keuze te maken t.a.v. welke methode de meeste kans van slagen biedt. Bekijk tevens welke strategie in deze de andere partij(en) vermoedelijk zal gaan volgen.
Elke onderhandelaar heeft zijn of haar eigen sterke en zwakke kanten. De opponent zal proberen de zwakke uit te buiten en de sterke te pareren. Dat leidt tot veel onderhandelingsgedoe. Leuk voor de buitenwacht als de vonken eraf vliegen, maar het blijft verspilde energie als er wel degelijk een gemeenschappelijk belang is. Het is daarom van groot belang uzelf en de ander goed te kennen. Dat voorkomt onnodig geruzie, elkaar pootje lichten en het gevoel van 'daar gaan we weer voor een uurtje of wat'. Een goede onderhandelaar weet tijdig te stoppen, geeft en neemt, laat zo nu en dan zaken op hun beloop totdat een rustiger vaarwater bereikt is. Zorg voor time-outs en enige socialisering tijdens een lunch of zo. In de pauze valt het dikwijls reuze mee en blijken die anderen toch ook mensen te zijn.

Doe weinig concessies
Een fout die vele onderhandelaars maken, is het doen van zogenaamde goodwill concessies vanuit de gedachte: ‘Een paar kleine concessies van mijn kant zal de tegenpartij beslist vriendelijker stemmen.’ Dit is natuurlijk onzin. Een geste doen om de tegenpartij vriendelijker te stemmen, zal eerder de ander sterken in zijn zelfvertrouwen en een hardere opstelling tot gevolg hebben. Hou concessies daarom zo lang mogelijk in uw achterzak. Wanneer u ze gebruikt, overdrijf dan flink. Het beste is de wederpartij de eerste belangrijke concessie te laten doen. Lever zelf als eerste in op een minder belangrijke zaak. Beter nog is achterliggende belangen, doelstellingen en uitgangspunten van uw gesprekspartner te onderzoeken. Succesvolle onderhandelaars blijken zeer vasthoudend te kunnen zoeken naar mogelijkheden die relatief bevredigend zijn voor beide partijen, zonder dat men zelf water bij de wijn doet.

Beperk u in uw argumenten
De onervaren onderhandelaar denkt dat de kwantiteit van argumenten de kwaliteit ervan bepaalt; vijf redenen zijn beter dan één, is de gedachte. De wederpartij zal dan echter de zwakste schakel in de keten kiezen en daarop doorhameren. De ervaren onderhandelaar is kieskeurig in het gebruik van argumenten. Ondersteunende redenen brengt hij pas naar voren als het nodig is. Bedenk dat één zwak argument voldoende kan zijn om alle andere argumenten te "besmetten".

Laat u niet overrompelen
De tegenpartij zal altijd proberen door middel van listen en trucs het volle pond binnen te slepen. Laat u zich daardoor niet intimideren, maar doe hetzelfde. Hier volgen enkele bekende tactieken.

Salamitactiek.
Met deze techniek kunt u door middel van talloze tussenstappen uw uiteindelijke doel bereiken. U deelt de voorwaarden in kleinere, hapklare brokken, die keer op keer door de tegenpartij worden geslikt. Als aan het eind van het onderhandelingsproces de balans wordt opgemaakt, dan is er een beter resultaat verkregen dan bij het gelijktijdig behandelen van alle voorwaarden. Of u vraagt telkens opnieuw kleine concessies van de andere partij, zodat het uiteindelijke resultaat voor de wederpartij aan het eind van het onderhandelingsproces een voor de tegenpartij onaanvaardbare overeenkomst is ontstaan, waarmee nooit in één keer ingestemd zou zijn.

Package deals.
Succesvolle onderhandelaars behandelen meerdere kwesties gelijktijdig en zoeken naar een optimale package deal. Deze methode geeft meer kans om alternatieven te ontwikkelen en u voorkomt dat de onderhandelingen blijven steken op een van de vele punten. Wanneer u al op belangrijke punten overeenstemming heeft bereikt, is de kans groter dat de onderhandelingen over de andere punten ook zullen slagen. Een simpele procedure om dit te vergemakkelijken is de afspraak dat niets definitief geregeld is totdat alles is doorgewerkt.

Verrassingstactiek.
Breng de tegenpartij in verwarring. Daartoe zijn verschillende mogelijkheden. Zo kunt u een aantal extra, volstrekt irrelevante eisen stellen, teneinde van de tegenpartij concessies te ontvangen op de werkelijk belangrijke onderdelen. Een ander voorbeeld is de situatie dat een partij de schijn wekt dat er eerst over een, voor de voorsteller niet gewild, voorstel, dat bij de tegenpartij (hevige) tegenstand oproept, moet worden onderhandeld. Zogenaamd als concessie laat men dit voorstel vallen en komt men met het werkelijk gewenste voorstel, waarna een concessie van de tegenpartij wordt verlangd.
Ook is het optreden met de goede en de kwade onderhandelaar ("good guy/bad guy") een typisch voorbeeld in de categorie verrassingstechnieken. Binnen één partij bevinden zich onderhandelaars met twee tegengestelde opstellingen: een flexibele, begripvolle en een onredelijke, harde onderhandelaar. Doordat de eerstgenoemde onderhandelaar, in tegenstelling tot zijn compagnon, waardering toont voor de standpunten van de andere partij, bestaat er een redelijke grote kans dat er richting goede onderhandelaar verregaande concessies worden gedaan.