Checklijst Leverancierselectie: waar moet u op letten?

Bedrijfsomvang P

Omzet, aantal werknemers

Ervaring P

Hoe lang bestaat de leverancier al, hoeveel soortgelijke projecten heeft

men al uitgevoerd?


Klantenlijst
P

Sluit de klantenlijst aan op uw eigen branche, zijn er overeenkomsten te

ontdekken, heeft u er bezwaar tegen als men een concurrent al als klant

heeft?


Projectaannemer
P

Voert het bedrijf zelf alle werkzaamheden in eigen beheer uit? In geval

van onderaannemers: eindverantwoordelijkheid bij opdrachtnemer.

Toeslag niet hoger dan 15% op uurtarief onderaannemer.


Tip !

Pas op voor projectaannemers die zelf nauwelijks kennis in huis hebben.

In theorie kan dit weliswaar goed werken, maar in de praktijk dikwijls niet.


Achtergrond personeel / kerncompenties
P

Hoeveel ervaring en waarmee? Trek na of kennis en ervaring op de

volgende gebieden in huis is

~ marketing

~ communicatie

~ IT (ook backoffice kennis, niet alleen kennis over e-Business

technologie)

~ E-Businesscultuur

~ Organsatie-/cultuurveranderingen

~ Vormgeving

~ Interaction design


Hoeveel personen (absoluut en percentage) werken er aan e-Business

gerelateerde projecten?

Wie worden de personen die op uw project werken en wat is hun

achtergrond?


Tip !

Probeer het projectteam te ontmoeten voor het project start. Problemen

ontstaan in elk e-Businesstraject en de kans op correct oplossen van

problemen is vaak een kwestie van elkaar wat ruimte gunnen en "klikken"

met elkaar.

 

Oorsprong bedrijf & Allianties P

Is het een bestaand of relatief nieuw bedrijf, heeft men oorspronkijk

ervaring met marketing/communicatie- of IT- of organsatievraagstukken?

Vanzelfsprekend is de oorsprong van het bedrijf een belangrijke indicator

voor de sterke, maar ook vaak voor de zwakke punten van het bedrijf.

Heeft het bedrijf hechte allianties met andere aanbieders, waardoor

aanvullende toegevoegde waarde geleverd kan worden?


Toekomstplannen

Welke deel van de omzet komt nu of in de toekomst uit e-Business

gerelateerde activiteiten?

Welke activiteiten heeft men voor de langere termijn gepland?

Hoe wordt de financiŽle continuÔteit van het bedrijf zoveel als mogelijk

gegarandeerd?

Hoe wordt de continuÔteit van de dienstverlening zoveel als mogelijk

gegarandeerd bij bijvoorbeeld ziekte of verloop?


Beschikbaarheid

De ontwikkelde site dient / applicaties dienen in principe 24 uur per dag

beschikbaar te zijn voor gebruik. Door de keuze van technologie, de

componenten, de architectuur van het netwerk en de kwaliteit van de

beheerorganisatie dient niet-beschikbaarheid door het falen van

gemeenschappelijke onderdelen van de infrastructuur zoveel mogelijk

voorkomen te worden.


Betrouwbaarheid

De diensten dienen een hoge mate van betrouwbaarheid te garanderen

en robuust te zijn ten aanzien van oneigenlijk gebruik en/of al dan niet

bewust veroorzaakte overbelasting.


Schaalbaarheid

De diensten dienen schaalbaar te zijn. Hieronder wordt verstaan dat de

capaciteit en prestaties snel en met geringe kosten aangepast kunnen

worden aan een groeiende vraag.


Toekomstvastheid

De diensten dienen toekomstvast te zijn. Dit betekent onder meer dat

nieuwe technologieŽn soepel geÔntroduceerd kunnen worden en dat de

diensten worden aangepast als ontwikkelingen in standaarden of

technologie dat noodzakelijk of wenselijk maken. De dienstverlener dient

zich blijvend actief te oriŽnteren op nieuwe ontwikkelingen in data- en

telecommunicatie en de toepassingen daarvan.


Uitbreidbaarheid

Het project dient uitgebreid te kunnen worden met nieuwe diensten, ook

als deze van andere aanbieder(s) betrokken zouden worden.


Proven technology

Het project dient gebaseerd te zijn op technologie (hardware en software)

die zich in de praktijk heeft bewezen in vergelijkbare situaties van gebruik.

 


Change management

Alle wijzigingen dienen gerapporteerd en gedocumenteerd te worden.


Performance management

Alle prestaties van de host computer en de verbinding met het E-Business

dienen gemeten en gerapporteerd te worden. Zorg voor testgegevens

m.b.t. de verbindingssnelheid en de bereikbaarheid van de hostcomputer

op verschillende dagen van de week en verschillende momenten van de

dag voor verschillende systemen en internet-browsers.


Fault management

Opgetreden problemen en fouten dienen gerapporteerd te worden

alsmede de ondernomen actie(s).


Service

Gebruikersondersteuning - Is er een helpdesk aanwezig, hoe lang is die

helpdesk geopend? Is er een calamiteitennummer met 24 uur/7dagen per

week aanwezigheid?


Tip !

Het is wel belangrijk om beschikbaarheid en kosten tegen elkaar af te

wegen: 24/7 service = duur, maar is die beschikbaarheid wel

noodzakelijk?


Beveiliging van de hostcomputer

Welke firewalls gebruikt men? Organisatorische maatregelen?

Beveiliging van de ruimte waar de hostcomputer staat? Hoe beveiligd

tegen onbevoegde toegang?


Tip !

Beveiliging is zeker niet alleen een technische aangelegenheid. Minstens

zo belangrijk zijn de procedurele en organisatorische

beveiligingsmaatregelen


Tip !

Laat de beveiliging checken door onafhankelijke experts.


Beheer van de site

Welke oplossingen biedt men voor het beheer van content, lay-out,

design, techniek van een complexe site?


Tip !

Laat de leverancier voorbeelden geven van dergelijke implementaties en

vraag naar referenties. Werk zelf eens met zo'n systeem.


Documentatie

Hoe zijn de werkzaamheden en eventuele-software ontwikkeling

gedocumenteerd?


Tip !

Laat de leverancier voorbeelden geven van dergelijke documentatie.

Checklist Leveranciersselectie 1 juni 2001


Procedures & Rapportagevormen

Beschrijving van de procedures die de leverancier hanteert bij het project.

Beschrijving van rollen en taken/verantwoordelijkheden,

projectmanagement, escalatieprocedures, projectplanning, wijze van

rapportage (zowel tussentijds als na oplevering), opleveringsprocedure.


Kostenbeheersing & Tarieven

De kosten die voor het leveren van de diensten in rekening worden

gebracht dienen marktconform te zijn, zowel nu als in de toekomst.


Tip !

Vraag om een duidelijk tarievenoverzicht, waarin een duidelijke

opsomming van activiteiten en bijbehorende tarieven wordt gegeven.

Maak ook afspraken over reiskosten.


Offerte & Facturatie

Werkt men op projectbasis ('fixed fee') of op dienstverleningsbasis

(nacalculatie)?

Is 'fixed price' offerte mogelijk? Is offerte met bepaalde bandbreedte

mogelijk (onder- en bovengrens)? Als er wordt gewerkt op

nacalculatiebasis, is het dan ook mogelijk vooraf een voldoende

onderbouwde prijsindicatie af te geven (urenschatting plus bijbehorend

uurtarief)? Is het mogelijk prestatieprikkels in de overeenkomst op te

nemen (soort bonus-malus regeling)?

Hoe vindt de facturering plaats? Deel vooraf, maandelijks, enz.?


Juridische voorwaarden, Auteursrechten, Eigendom van

ideeŽn en ontwerp

Onder welke juridische voorwaarden vindt levering van diensten en

producten plaats?

Inspanningsverplichting of resultaatverbintenis?

Wie is de eigenaar van teksten/ontwerp/concepten en programmaís

(gebruikelijk voor bepaalde programmaís is dat deze eigendom zijn en

blijven van de programmeur omdat ze dit zoveel als mogelijk

hergebruiken).

Zijn er regelingen voor de deponering van broncode (ESCROWovereenkomsten

e.d.)? Wat zijn de kosten van een dergelijke regeling?