Evenementen-checklist

Voor aanvang

Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Maar waarom het ene evenement feestelijk van aard is en het andere sportief, heeft eigenlijk niets met de voorkeur van de organisator te maken. Wat voorop staat is de doelstelling. Deze bepaald het soort evenement, de aard en het karakter ervan. De doelstelling vormt het fundament van ieder evenement.

Ga na wat de aanleiding van uw evenement is
Definieer de doelstelling van uw evenement
Bepaal de vorm ofwel het soort evenement
Benoem de aard van uw evenement
Maak een profiel van uw doelgroep

Intern organiseren of uitbesteden

Bedenk of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement te organiseren
Ga na of het budget toereikend is om de organisatie (van bepaalde
programma- onderdelen) uit te besteden.
Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren

Leveranciers inschakelen

Vraag referenties van leveranciers en check deze
Maak afspraken voor oriŽntatie-
gesprekken met leveranciers
Vraag verschillende offertes aan
Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden

Draaiboek

Stel een draaiboek samen waarin u opneemt: tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
Stel een lijst samen met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

Zorg dat een persoon de regie in handen heeft en bevoegd is om 'a la minute' beslissingen te nemen
Zorg dat iedereen een draaiboek heeft
Zorg dat een persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers

Na afloop

Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera
Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een fotoimpressie van het evenement
Maak een financieel eindverslag.
Maak een verslag/persbericht van het evenement voor het personeelsblad, de externe nieuwsbrief en/of de (lokale) persredacties