Checklijst Delegeren

De leidinggevende draagt een deel van de te verrichten werkzaamheden over. Basisvoorwaarde is, dat de leidinggevende zijn medewerker echt vertrouwen geeft.

 

  • De opdracht moet een uitdaging bevatten en zo mogelijk probleemgericht geformuleerd zijn, zodat het vinden van een oplossing aan de medewerker wordt overgelaten.

     

  • De medewerker moet de capaciteiten hebben om de opdracht te kunnen uitvoeren.

     

  • Bespreek of de medewerker zich in staat acht, de opdracht onder genoemde voorwaarden te vervullen, of stel in overleg met hem andere voorwaarden vast.

     

  • Overtuig u van de acceptatie van de opdracht door de medewerker.

     

  • De opdracht moet duidelijk zijn. Leidinggevende en medewerker moeten allebei hetzelfde verstaan onder de opdracht. Bij de opdrachtverstrekking moeten misverstanden worden uitgesloten, om noodzakelijke correcties achteraf te voorkomen.

     

  • De opdracht moet volledig zijn:

    • welke eisen worden aan het eindresultaat gesteld?

    • welke taken en bevoegdheden krijgt de medewerker om de opdracht uit te voeren?

    • hoe is de besluitvorming geregeld?

    • aan welke criteria moet bij het vervullen van de opdracht worden voldaan?

    • wat zijn de normen waaraan het resultaat wordt getoetst?

    • welke tijd is voor het vervullen van de opdracht beschikbaar en wanneer moet ze zijn afgerond?

     

  • De opdracht moet uitvoerbaar zijn:

    • welke vrijheid van handelen krijgt de medewerker?

    • welke kosten mogen gemaakt worden?

    • welke informatie is beschikbaar?

    • welke ondersteuning van de organisatie mag ingeschakeld worden?

    • welke hulpmiddelen zijn beschikbaar?

    • informeer de rest van de organisatie over de bevoegdheden van de medewerker.

    • bied steun aan als de medewerker dat bij het uitvoeren van de opdracht denkt nodig te hebben.

     

  • De opdracht moet gecontroleerd worden. De leidinggevende en de medewerker maken vooraf afspraken over de manier, waarop de voortgang van het realiseren van de opdracht kan worden gecontroleerd:

    • Stel de tolerantiegrenzen vast, zodat de medewerker weet, wanneer hij contact moet hebben bij afwijkingen.

    • Maak voor grotere opdrachten een opdrachtfasering en maak afspraken over rapportering per fase.

    • Laat rapporteren over de aspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.

     

  • Maak duidelijke afspraken over hoe te handelen bij onvoorziene omstandigheden.