Checklijst Debiteurenbeheer       zie ook www.incassodienst.nl ( no cure no pay incasso )
                                                    of bel voor een persoonlijk gesprek 040 - 236 57 84.

Algemeen:

- Zorg dat u weet hoeveel klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
- Check regelmatig middels kredietinformatierapporten.
- Weet wat het uitstaande saldo is.
- Krijg inzicht in de gemiddelde betalingtermijn van uw klanten.
- Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
- Tracht voorzover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
- Registreer alle persoonlijk zaken van de klant.
- Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
- Ken het aantal en bedrag van oninbare vorderingen.
- Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft .
 
Prospectfase:
- Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten of bestanden
krijgen met kredietwaardige prospects.
- Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen
(klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag). Zoek juist overeenkomstige prospects.
- Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.
 
Acceptatiefase:
- Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze.
- Zorg dat de klant ze krijgt voor de koop.
- Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
- Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
- Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
- Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (ook mondelinge) 
- Zorg voor zekerheden in plaats van twijfel. Dat doet een ander bedrijf ook met u als ze twijfelen.
- Zorg dat alle afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. ( ook tijdens de
uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen !!!!!!
- Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk.
Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.
 
Facturatie & monitoring fase:
- Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
- Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
- Zorg dat u ge´nformeerd wordt omtrent wijzigingen van naam en rechtsvorm,
verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
- Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard,
onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt
en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.
 
Incasso fase: zie ook www.inkasso.nl


Checklist telefonisch incasseren:

- Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
- Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
- Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand
zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
- Vindt de oorzaak van de non-betaling.
- Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
- Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn
nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
- Neem alle klachten serieus en handel ze serieus af.
- Probeer iets tegenover de betaling te stellen
(bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
- Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en vraag direct naar hem of haar.
-
Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail)
- Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
- Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
- Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!
 
Checklist aanmanen:
- Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
- Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering.
- Geen reactie? Schrijf niet opnieuw, maar telefoneer of bezoek de debiteur.
- Vindt de oorzaak van de non-betaling.
- Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering.
Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal
op de rente- en incassokosten clausules.
- Neem op tijd actie: dat wil zeggen 5 dagen na het verstrijken van de termijn van de
eerste betalingsherinnering.
- Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.
 
Vragen :
- Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten ?
- Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd ? of pas na 80 dagen ?
- Zijn uw late betalers ervan op de hoogte dat u weleens geld moet bijlenen
vanwege het slechte betalingsgedrag ?
- Denkt u uw klant kwijt te zijn als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst ?